为进一步加强电子商务公共服务中心会议室管理，充分发挥作用，提高使用率，明确各企业使用公共服务中心会议室的规定及申请使用流程，现对会议室的使用作如下规定：

一、会议室使用制度

    1、会议室由公共服务中心统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理。

    2、企业或个人需要使用会议室时，需提前一天向公共服务中心管理员提出申请并填写《会议室使用申请表》，经管理员许可后方可使用。

    3、使用原则：先申请，后使用。没有经过申请的企业或个人，在没有冲突的情况下，可以使用，但如有冲突，必需礼让已申请使用会议室的企业或个人。

    4、按申请的先后顺序使用，特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序，但公共服务中心不负责协商，由使用者自己协商。

    5、如遇公共服务中心紧急或重要的会议，已申请使用会议室的企业或个人，应先让重要会议。

    6、企业及个人应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过10分钟未到达会议室的，公共服务中心有权对会议室的使用权另作安排。

    7、企业及个人应按预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如需延长使用时，请及时通知公共服务中心，如在紧接的时间段内已安排了给其他企业或个人使用，超时使用的企业或个人必须离开会议室，终止使用会议室。

    8、任何企业或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私自接拉电源，私自移动设备。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿。

    9、会议室内的所有设施设备，未经允许，不能带出会议室。

    10、会议室使用期间，使用企业或个人自行负责会议的模式安排，人员接待，会议记录等会议需求，前台接待员可以协助。

    11、会议室使用期间，使用企业或个人需保持会议室的整洁，不允许有乱扔垃圾的行为，使用完毕后，务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原，离开时关闭电源、空调。

    12、如企业或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。

二、申请流程：

    1、企业或个人到前台接待员处查询会议室的使用状况；

    2、企业或个人向前台接待员申请并提出使用会议室的要求；

    3、前台接待员根据企业或个人的申请需求做出安排，并记录在《会议室使用登记表》；

    4、前台接待员将《会议室使用登记表》张贴在会议室指定位置处，并按时打开会议室大门。

三、交还流程

    企业或个人使用完毕后，需由前台接待员检查会议室，发现不按规定使用的，及时要求企业或个人改正，如企业或个人不改正，将会限制下次的使用，同时进行相应的罚款。

本规定自即日起生效执行

2021年9月2日

林口县电子商务办公室

附件：

1、会议室使用申请表

2、会议室使用登记表

会议室使用申请表.doc

会议室使用登记表.doc